Показатели KPI
Создание и настройка KPI показателей
Добавление правила расчета KPI (новые плановые показатели)
Добавление планового показателя возможно, как для всех магазинов торговой сети единовременно, так и для каждой торговой точки в отдельности.
При необходимости возможно настроить разные плановые показатели для всех торговых точек:
- В рутовом аккаунте HEADO нужно перейти в меню «Настройки»,
- пункт «Показатели KPI»:
- Количественный показатель слева в строке «Показатели KPI» показывает количество плановых показателей, настроенных в данном аккаунте.
Доступные действия в настройках Показателей KPI
В верхней части страницы управления показателями KPI находятся основные кнопки для настройки и управления показателями:
| Кнопки управления | Действия |
|---|---|
| Редактировать | Внесение изменений в уже созданный показатель |
| Добавить правило | Создание и настройка нового показателя |
| Копировать | Копирование настроек из уже существующего показателя в новый. Используется при совпадении настроек показателей, чаще всего – для категорийных продаж. |
| Пересчитать | Запустить перерасчет фактических продаж для показателя KPI. Используется для стабилизации показателей или перерасчета факта выполнения по показателю. При нажатии «Пересчитать» - откроется календарь для выбора периода для перерасчета показателя. Важно! Пересчет работает только в том случае, если за пересчитываемый период в системе HEADO были данные по продажам. Если данных не было, перерасчет запускается только через отдел разработки. |
| Сбросить значения | Обнуление фактических и прогнозных значений за период. При нажатии «Сбросить значение» - откроется календарь для выбора периода для сброса продаж. |
| Включить | Кнопка для включения показателя. Включение отображения показателя на дашборде личного кабинета, в мобильном и на кассовом приложениях. |
| Выключить | Кнопка для выключения показателя KPI. Если вы выключаете показатель - расчет данных останавливается, и данный показатель исчезает из всех интерфейсов (Личный кабинет, мобильное приложение, кассовое приложение). |
| Добавить настройку | Позволяет настроить определенный набор показателей для каждого кассового терминала (планшетного компьютера) внутри торговой точки. |
| Удалить | Удаление показателя KPI. После удаления показателя вся история работы KPI удаляется, без возможности ее восстановления. Рекомендуем не использовать удаление показателей, воспользуйтесь функцией «Выключить» . |
| Архив | При переключении кнопки «показывать»-отображаются выключенные показатели KPI. |
ВАЖНО - Перед настройкой показателя KPI - убедитесь, что все необходимые данные по продажам поступают в систему!
Добавление показателя KPI
В разделе "Показатели (KPI)" в рутовом аккаунте клиента нажмите «Добавить правило»:
Вы попадаете на страницу регистрации (создания) нового показателя с 2 вкладками:
!!! Обязательные поля для заполнения:
- Название;
- Тип;
- Зона;
- Период.
Система не даст вам перейти в следующую вкладку или добавить показатель, если вы не заполните указанные поля.
Добавление показателя: Общая информация
1 . НАЗВАНИЕ Название показателя.
Например, «Колбасные изделия» или «Общая Выручка».
Не рекомендуем вводить слишком длинные названия, иначе они будут не полностью отображаться в интерфейсах.
Рекомендованное количество символов: 35. Оптимальное количество символов, которое отображается в карточке KPI: 16.
2 . ТИП - это преднастроенный принцип расчета продаж по показателю, заложенный в алгоритмах обработки данных системы. «Тип» показателя поясняет системе HEADO, как считать и обрабатывать продажи для данного KPI.
Обратите особое внимание на таблицу с описанием типов расчетов!
Сначала необходимо ОПРЕДЕЛИТЬ ТИП расчета, а затем его ВЫБРАТЬ!!!
Таблица характеристик типов правил KPI
| Тип расчета | Описание |
|---|---|
| Товарные позиции | Количество продаж (шт., кг., л.) определенных товарных позиций |
| Средний чек | Рассчитывается по формуле: Выручка / Количество чеков |
| Комплексность по товарам | Среднее количество товаров в чеках в штуках. Показатель рассчитывает количество товаров во всех совершённых покупках деленное на количество чеков. Обратите внимание, если вам нужно, чтобы какие-то определенные товары не рассчитывались в Комплексность (например, пакеты), то вам нужно будет воспользоваться «Фильтрацией», об этом будет рассказано дальше в данной инструкции |
| Количество продаж | Количество чеков (шт.) Важно! Если на кассе магазина происходит возврат - система вычитает из общего количества чеков сам чек-возврат и тот чек-продажу, на который делается возврат (т.е. минус 2 чека из общего количества чеков, проведенных на кассе) |
| Выручка по чеку | Выручка по чекам с определенной суммой продаж (“супер”-чеки) |
| Выручка | Общая выручка, Выручка по Категории товаров или Выручка по определенным атрибутам на чек. Обратите внимание, при настройке Выручки по Категорийным продажам – необходимо добавить один товар из данной категории в “Фильтрацию по товарным позициям” (см.ниже настройки вкладки «Настройки фильтрации») для начала расчета продаж. Если ни один товар не будет добавлен в фильтрацию, расчет выручки по категории не начнется. Важно - общая выручка считается в чеках по колонке «Итого». Выручка по конкретным товарным категориям или товарам будет считаться исходя из суммы продаж товаров данной категории в каждом чеке (суммарно). |
| Валовая выручка (со скидками) | Выручка от продаж без учета скидок |
| Сумма по атрибтам | При наличии атрибутов чека - выполняется суммирование по их значениям (требуется доп. Интеграция) |
| Среднее по арибутам | При наличии атрибутов чека и при типе расчета правила KPI «Среднее» - выполняется расчет среднего значения по атрибута (требуется доп. Интеграция). Пример использования – Скорость сканирования товаров в секундах. |
| Комплексность по строкам | Среднее количество строк в чеке. За единицу расчета берется строка. Рассчитывается среднее количество строк в чеке по принципу деления общего количества строк во всех чеках на общее количество чеков. |
| Конверсия покупателей по воротам | Конверсия из посетителей в покупатели в % (при наличии интеграции со счетчиками. Рассчитывается с учетом количества вошедших в магазин и количества покупок) |
| Количество посетителей по воротам | Общее количество посетителей, прошедших через счетчик учета потока, шт. (при наличии интеграции с счетчиками) |
| Скорость обработки продаж | Скорость сканирования товаров на кассе, шт./в мин. (для настройки требуется дополнительная интеграция) |
| Средняя стоимость товара в чеке | Общее количество товаров, поделенное на общую сумму продаж |
| Выполнение задач | Используется для отслеживания выполнения поставленных задач в электронном директоре. Отображается в %. Это соотношение кол-ва поставленных задач к выполненным задачам из списка. Обратите внимание, что в отчетах «Задачи» в Личном кабинете и в «Контроль дисциплин» в мобильном приложении данный показатель отображается по умолчанию, добавлять его не нужно. |
| Средний чек в категориях | ДЛЯ HORECA: используется для расчета показателя «Средний чек на гостя». При выборе данного типа, необходимо провести дополнительную настройку во вкладке «Настройки фильтрации» - добавить каждого гостя в фильтрацию по товарным группам. |
| Количество упоминаний категорий в чеке | ДЛЯ HORECA: используется для расчета показателя «Количество гостей». При выборе данного типа, необходимо провести дополнительную настройку во вкладке «Настройки фильтрации» - добавить каждого гостя в фильтрацию по товарным группам. |
| Распределение товаров по категориям в чеке | ДЛЯ HORECA: используется для расчета показателя «Количество блюда на гостя». При выборе данного типа, необходимо провести дополнительную настройку во вкладке «Настройки фильтрации» - добавить каждого гостя в фильтрацию по товарным группам. |
| Формула | Используется для показателей с индивидуальной настройкой по заданной формуле. Для настройки - обратитесь в отдел аккаунтинга HEADO |
| Сумма возвратов | Используется для подсчета суммы возвратов |
| Количество возвратов | Используется для подсчета кол-ва чеков с возвратами |
| Качество вполнения дисциплины | Показатель средней эффективности выполнения задач по ТОП товарам. Расчет соотношения выполненных задач к общему количеству поставленных задач. |
| Пост-формула | Используется для показателей с индивидуальной настройкой по заданной формуле (данные берутся из конечных, уже рассчитанных результатов). Для настройки - обратитесь в отдел аккаунтинга HEADO |
| Количество по единицам измерения | Используется при расчете общего реализованного товара в его единицах измерения. Для того, чтобы показатель работал, нужно передавать саму единицу измерения, например кг, литры, и т.д. |
| Запрос данны из шлюза | Данный тип показатель не используется |
| Скидка по чеку | Рассчитывается сумма скидки по чекам в рублях |
| Наполнение матрицы | Показатель, который необходим для расчета товаров, присутствующих в активной матрице (ассортименте) магазина |
| Количество товаров без движения | Используется для расчета не продаваемых товаров в штуках |
| Себестоимость товаров ез движения | Используется для расчета себестоимости не продаваемых товаров |
| Розничная стоимость товаров без движения | Используется для расчета розничной стоимости не продаваемых товаров |
Примеры выбора Типа расчета для разных плановых показателей
- Настроить KPI Выручка, Товарооборот - выбрать типа расчета Выручка
- Настроить KPI Выручка по категории - выбрать тип расчета Выручка и настроить фильтрацию по нужным категориям во вкладке Настройки фильтрации
- Настроить KPI Выручка от продаж определённых товарных позиций - выбрать тип расчета Выручка и настроить фильтрацию по нужным товарам во вкладке Настройки фильтрации
- Настроить KPI Средний чек, Средний чек по категорийным продажам - выбрать тип расчета Средний чек
- Настроить KPI Количество чеков - выбрать тип расчета Кол-во продаж
- Настроить KPI Количество продаж определенных товаров” - выбрать тип расчета Кол-во продаж и настроить фильтрацию по товарным позициям во вкладке Настройки Фильтрации
- Настроить KPI Комплексность, Среднее количество товаров чеке - выбрать тип расчета Комплексность по товарам (прим. при выборе этого типа расчета, HEADO посчитает среднее количество товаров в чеке исходя из того количества товаров, которое пробивают на кассе, т.е. если каждого товара несколько штук, система это учтет при расчетах)
- Настроить KPI Комплексность по строкам, Среднее количество строк в чеке - выбрать тип расчета Комплексность по строкам (прим. при выборе этого типа расчета, HEADO посчитает среднее количество товарных позиций - т.е. не будет учитывать количество проданных позиций, а посчитает количество строк (названий товаров), которые есть в чеке)
- Настроить KPI Скорость сканирования - выбрать тип расчета Скорость обработки продаж
- Настроить KPI Конверсия, Количество посетителей - выбрать тип расчета Количество посетителей по воротам или Конверсия покупателей по воротам
- Настроить KPI Средний чек на гостя - выбрать тип расчета Средний чек в категориях
- Настроить KPI Количество гостей - выбрать тип расчета Кол-во упоминаний категорий в чеке
- Настроить KPI Количество блюд на гостя - выбрать тип расчета Распределение товаров по категориям в чеке
3 . ПРИНЦИП РАСЧЕТА
Настройка принципа расчета означает выбор, по какому принципу должны обрабатываться продажи – в процентах, суммарное, среднее значение или стандартная обработка продаж в рублях/шт.
| Принцип расчета | Описание |
|---|---|
| Стандартная | Стандартный расчет правила без дополнительных параметров. Примеры показателей с «стандартным» принципом расчета: · Общая выручка, Выручка по категории товаров, Количество продаж |
| Среднее | Расчет по принципу среднего показателя на каждый день месяца.Примеры показателей с «средним» принципом расчета: Средний чек, Комплексность |
| Суммарное | Данный принцип расчета на данный момент не может быть использован. |
| Долевое | Если плановый показатель должен быть рассчитан в процентах или долях. Примеры показателей с «долевым» принципом расчета: Доля товаров одной категории в общем товарообороте, *Доля чеков с товарами определенной категории в общем количестве чеков.** |
| Максимум | Данный принцип расчета считает максимальное передаваемое значение. Например, какое максимальное количество товаров продается у клиента |
| Минимум | Принцип считает минимальное передаваемое значение. Например, какое минимальное количество товаров продается у клиента |
| Среднее по торговым точкам | Данный принцип расчета считает среднее значение показателя по всем торговым точкам |
4 . ЗОНА - Зона работы показателя KPI в сети клиента: - на одном магазине, - на группе магазинов, - на регионе, - на всей торговой сети.
Чаще всего все показатели работают на всю торговую сеть – для этого необходимо выбрать «Все сети». Если разные показатели настраиваются на разные торговые точки – выберите «Торговая точка» или "Группа торговых точек (Теги)" и выберите нужный объект из меню.
5 . КОРНЕВОЙ ПОКАЗАТЕЛЬ
«Исходный» показатель, который используется для расчета текущего.
Пример – «Доля категорийных товаров в общей выручке»».
В этом случае при настройке такого показателя корневой показатель - это «Выручка». Если корневого показателя нет – пропустите данный пункт в настройках.
Далее идут настройки:
6 . НОРМАЛИЗАЦИЯ ПО ПЕРИОДУ (ЗА ДЕНЬ)
Данная настройка нужна, если клиент работает с показателем "Выручка на 1 кв. метр". Либо если нужно выводить среднедневные продажи по Выручке или по Категориям.
7 . ЗНАЧЕНИЕ ПОСЛЕДНЕГО ДНЯ (ДЛЯ САММАРИ)
При такой настройке система не будет складывать все значения за каждый день, а будет выводить последнее значение по показателю.
Пример - нужно показывать актуальное кол-во товаров на остатке в штуках.
Если выбрана настройка «Значение последнего дня» - система всегда будет показывать последнее выгруженное значение.
Важно: загрузка продаж в систему HEADO должна идти на постоянной основе.
Если за текущий день (сегодня) ничего не выгружено, то при просмотре показателя за текущий месяц - будет отображаться 0.
8 . ОТКЛЮЧИТЬ ПРОГНОЗИРОВАНИЕ
Данная настройка позволяет скрыть прогноз по данному показателю из интерфейсов: прогноз будет недоступен для просмотра.
Пример отображения в интерфейсе: прогноз отключен для показателя «Выручка»:
9 . ИНВЕРСИЯ СРАВНЕНИЯ С ПЛАНОМ
Данная настройка нужна для клиентов, у которых есть план-норма.
Т.е. если факт выше нормы (выше установленного плана-нормы) – то это «красная зона».
Пример: Количество возвратов не должно быть больше определенного процента.
Для такого показателя – используйте «Инверсия сравнения с планом» и в Календаре планов установите значение нормы.
10 . ЗНАЧЕНИЕ ИЗ ВНЕШНЕГО ИСТОЧНИКА ДАННЫХ
Эта настройка используется, когда клиент передает в HEADO уже полностью рассчитанные значение KPI – т.е. система HEADO используется для демонстрации готового факта (получаемого от клиента), но сама ничего не рассчитывает.
Данная настройка понадобится, когда клиент не может передавать нам необходимые данные для расчета показателя на нашей стороне, но может рассчитать все сам.
11 . ОТОБРАЖЕНИЕ В ПРИЛОЖЕНИЯХ
Отображаемые периоды расчета - всегда ставим галочки «За день» и «За месяц». Эта настройка также позволяет включить демонстрацию показателя в кассовом приложении (на кассовых терминалах).
12 . ПОРЯДОК В СПИСКЕ
Очередность (порядковый номер) отображения показателя в личном кабинете и в мобильном приложении для пользователей.
Выставляется автоматически в порядке добавления показателя. При необходимости вы можете самостоятельно изменить порядок.
13 . ВЕС В РЕЙТИНГЕ
Оставляем всегда значение "0".
14 . ПОСТ-ОБРАБОТКА/ФОРМАТИРОВАНИЕ ЗНАЧЕНИЯ
Это поле показывает, сколько знаков после запятой мы демонстрируем в интерфейсах HEADO.
По умолчанию на всех показателях стоит настройка «показывать два знака после запятой» (введена формула для демонстрации двух знаков после запятой).
Пример: если нужно, чтобы после запятой не было никаких знаков, то формулу, которая стоит в поле по умолчанию - round(#,2) меняем на round(#,0).
15 . ОГРАНИЧЕНИЕ ПЕРИОДА ДЕЙСТВИЯ (АКЦИЯ)
Данную настройку используем, если у клиента подключен сервис "Контроль акций".
Также настройка подойдет для показателя с ограниченным периодом (сроком) действия.
Для настройки периода работы показателя - нужно указать начало и конец акции в соответствующих полях.
Обратите внимание – показатель начнет считаться в выбранную вами дату в 00:00:01 – т.е. с первого момента наступления нужного дня.
А для настройки даты выключения KPI - нужно установить следующую за фактическим днем окончания работы показателя.
Пример: Акция действует с 01.01.2022 г, по 15.01.2022 г. При таких условиях датой включения необходимо выставить: 01.01.2022г., а датой выключения 16.01.2022г.
Галочка в поле "Привязанные SKU участвуют в Контроле SKU" необходима, только если запущен сервис Задачи.
Если Задачи не запущены - галочку ставить не нужно.
16 . СТАТУС - При добавлении нового показателя – статус "Включен" устанавливается автоматически.
Вы также можете использовать настройку «Статус» чтобы настроить отображение показателя только для руководителей - т.е. на кассовых приложениях продавцов показателя не будет.
Добавление показателя: Категорийные продажи и дополнительные условия фильтрации
Если вам необходимо настроить KPI по категорийным продажам (пример – «Выручка по категории» или «Средний чек по категории/отделу/группе», «Расчет по определенным товарным позициям» и.т.д.) - перейдите во вкладку «Настройки фильтрации»:
1 . ПРОИЗВОДИТЬ РАСЧЕТ С ИСКЛЮЧЕНИЕМ УКАЗАННЫХ ТОВАРОВ И ГРУПП
Данная настройка означает, что данное правило будет рассчитываться, исключая товары или группы, которые будут указаны в этой настройке.
Если галочка стоит - то указанные вами товары будут исключены из расчета по данному показателю *(пример - общая выручка по магазину без учета категории “Товары собственного производства”) *.
Если вы хотите исключить из подсчета целую группу товаров, то вам необходимо добавить эту группу товаров и любую товарную позицию из этой группы!
Добавление товарной позиции необходимо для запуска расчета.
Обратите внимания - исключённые позиции или группы остаются в чеке, но в расчет HEADO не попадают.
Важно! Если вам нужно исключить какие-то товары или группы товаров из уже созданного и работающего показателя KPI - необходимо завести новый показатель, а не включать эту функцию в уже существующем!
2 . ВКЛЮЧЕНИЕ В РАСЧЕТ ТОВАРНЫХ ПОЗИЦИЙ
Возможность включить в показатель подсчет данных по конкретным товарам. Например, определенные товары прикассовой зоны.
В поле "Поиск товарных позиций" введите первые символы наименования товара, код товара, или вставьте уже скопированное наименование.
Система предложит вам все возможные варианты.
Выберите нужный. Рекомендуем осуществлять поиск по коду товара - потому что наименования товаров на кассе и наименования, которые поступают в систему HEADO, часто могут не совпадать.
3 . ВКЛЮЧЕНИЕ В РАСЧЕТ КАТЕГОРИЙ ТОВАРОВ
Эта настройка дает возможность включить в показатель подсчет данных по конкретным группам товаров.
Обратите внимание - если в справочнике много Категорий с похожим названием, поставьте перед названием Категории символ "~" и система сразу выдаст нужную Категорию.
4 . ВКЛЮЧЕНИЕ В РАСЧЕТ АТРИБУТОВ ЧЕКА
Настройка, которая позволяет рассчитывать продажи по дополнительным параметрам, которые настраиваются в торговой системе клиента при интеграции с HEADO.
Дополнительный параметр – это атрибут на чек.
Его можно посмотреть при скачивании отчета по чекам без корзин.
Пример: платежи по безналу или чеки с картой лояльности.
Нажмите кнопку «Добавить» и введите название атрибута и его значение (вес).
Обратитесь в отдел интеграции за получением точной информации по названиям и значениям атрибутов.
Также доступна более гибкая настройка подсчета чеков с атрибутами:
- @>0 Больше нуля (будут считаться все чеки с атрибутом больше 0)
- @<3 Меньше трёх (подсчет чеков с атрибутом меньше 3х)
- @=3 Равно трём (подсчет чеков с конкретным атрибутом)
- @!3 Не равно трём (подсчет всех атрибутов кроме)
Указав все нужные параметры, нажмите "Добавить". Показатель заведен.
Если данные по продажам уже поступают в систему, то показатель автоматически пересчитается с 1 числа текущего месяца по всем точкам.
Если данные начали поступать не с 1 числа, то они пересчитаются с первого дня поступления в систему. На следующий день после перерасчета показателя (за текущий месяц или по истории) - будет доступен прогноз.
ВАЖНО! Если вы настраиваете расчет по группе, вам нужно обязательно добавить любую товарную позицию. При этом необязательно, чтобы указанная позиция входила в выбранную группу.