Общая информация

«Планирование штатного расписания» в системе HEADO – это инструмент для руководителей, позволяющий оптимизировать работу со штатным расписанием, отчетами, табелями.

Регистрация сотрудников магазина

Если вы начинаете работать с функцией «Планирование штатного расписания» впервые, то вам нужно начать с регистрации сотрудников, которые работают в вашем магазине.

Вам также нужно будет регистрировать новых сотрудников, чтобы система HEADO узнавала о них и начинала распределять продажи на их смены и часы работы.

1 . На главной странице нажмите на вкладку «Настройки», выберите пункт меню «Учетные записи сотрудников»:

2 . Вы автоматически попадаете на страницу работы с Учетными записями, выберите пункт на верхней панели «Добавить новый»:

3 . Откроется страница регистрации новой Учетной записи:

4 . Заполните обязательные параметры:

Отдел если нужно изолировать сотрудника от общих задач, поставленных на всю торговую точку, то можно закрепить Учетную запись за определенным отделом, на который будут поставлены задачи, доступные для принятия данным сотрудником

5 . Перейдите во вкладку «Привязка к зонам», чтобы выбрать магазин, за которым закреплен данный сотрудник. Выберите в меню «Тип зоны» - «Торговая точка».

6 . И выберите нужный адрес магазина в выпадающем меню «Зона» справа. Для быстрого поиска – начните вводить адрес магазина на клавиатуре, и HEADO сам найдет нужную точку, вам останется только кликнуть на нужный адрес.

7 . ДОБАВИТЬ – нажмите кнопку «Добавить», и данные о новом сотруднике будут сохранены.

8 . Строчка с новой созданной Учетной записью появится наверху списка сотрудников на странице «Управление аккаунтом» (она откроется после того, как нажмете кнопку «Добавить»

Планирование штатного расписания.

После того, как вы зарегистрировали нужных сотрудников, можно приступать к планированию штатного расписания.

Для начала – добавьте нужных сотрудников в каждый отдел:

1 . На странице «Планирование штатного расписания» вы видите все Отделы, которые настроены для вашего магазина в системе HEADO. Если вы наведете курсор мыши на название отдела, то появится Значок + (плюс):

2 . В открывшемся окне, в правой части, вы видите всех сотрудников вашего магазина, зарегистрированных в системе. В левой части – сотрудников, закрепленных за данным отделом.

3 . Добавляйте нужных сотрудников в отдел. Нажмите на фамилии нужных сотрудников в списке. Воспользуйтесь «Поиском» для быстрого добавления сотрудника.

Как только все продавцы добавлены, весь список сотрудников будет сформирован в левой части.

Нажмите кнопку «Подтвердить» для сохранения списка сотрудников.

4 . Повторяйте данное действие для каждого отдела.

Таким образом, сотрудники будут привязаны за своей зоной ответственности.

Обратите внимание, вы можете привязать одного сотрудника к нескольким отделам

5 . Если вам нужно удалить сотрудника из списка работников отдела (добавили по ошибке):

• удалите все его смены, если таковые есть, и
• переключитесь на другой месяц, затем
• вернитесь на нужный вам месяц.

Сотрудники в отделах, у которых нет смен, будут удалены из списка работников отдела.

Часть 1. Планирование штатного расписания по определенным дням недели.

1 . Выберите мышкой строку около имени нужного сотрудника в самом первом столбце (под наименованием месяца):

Откроется следующее окошко:

2 . Выберите нужные дни недели, когда будет работать данный сотрудник. Нажимайте левой кнопкой мыши на нужный день. Подсказка – если вы хотите снять «галочку» с какого-то дня, просто нажмите на квадратик еще раз.

3 . Затем, введите время работы сотрудника в его смену. Нажмите на строку справа от «Часы работы»:

Обратите внимание, для выбора времени работы вы можете воспользоваться тремя способами: - «прокручивайте» барабан с часами колесиком мышки вверх и вниз до выбора нужной цифры. Нажмите на цифру, чтоб выбрать ее; - используйте «стрелочки» на клавиатуре для выбора времени; - вводите на клавиатуре время в цифрах – барабан будет прокручиваться под введенные вами цифры.

4 . Нажмите кнопку «Установить» для сохранения времени работы сотрудника

5 . Введите время перерывов сотрудника. Нажмите на «Добавить перерыв» и затем на строку справа от появившегося слова «Перерыв»:

Обратите внимание, для выбора времени перерыва вы можете воспользоваться тремя способами:

• «прокручивайте» барабан с часами колесиком мышки вверх и вниз до выбора нужной цифры. Нажмите на цифру, чтоб выбрать ее;
• используйте «стрелочки» на клавиатуре для выбора времени;
• вводите на клавиатуре время в цифрах – барабан будет прокручиваться под введенные вами цифры.

6 . Нажмите кнопку «Установить», чтобы сохранить время перерыва сотрудника.

7 . Если вы знаете, что у сотрудника будет несколько перерывов в течение дня, просто нажмите кнопку «Добавить перерыв» и введите нужный период.

8 . Нажмите кнопку «Сохранить» для сохранения настроек работы сотрудника. Система автоматически сама заполнит штатное расписание согласно вашим настройкам и посчитает количество часов за каждый день и всего за месяц.

Часть 2. Настройка работы сотрудника «По дневным сменам».

Система HEADO предоставляет возможность настраивать не только фиксированные дни и часы на месяц вперед, но и настраивать ежедневную работу сотрудника по разным дням. Для этого вам нужно:

1 . Выберите нужный день, нажав на него левой кнопкой мыши:

2 . Затем введите время работы сотрудника в его смену. Нажмите на строку справа от «Часы работы»:

Обратите внимание, для выбора времени работы вы можете воспользоваться тремя способами:

• «прокручивайте» барабан с часами колесиком мышки вверх и вниз до выбора нужной цифры. Нажмите на цифру, чтоб выбрать ее;
• используйте «стрелочки» на клавиатуре для выбора времени;
• вводите на клавиатуре время в цифрах – барабан будет прокручиваться под введенные вами цифры.

3 . Нажмите кнопку «Установить» для сохранения времени работы сотрудника

Аналогично с частью 1 можно добавить в Табель время перерыва в рабочей смене сотрудника

Часть 3. Быстрое заполнение штатного расписания.

В системе Планирования штатного расписания HEADO есть набор «быстрых клавиш», чтобы ускорить вашу работу по заполнению табеля:

Обратите внимание, система автоматически складывает все рабочие часы сотрудника по дням и в первом столбце показывает вам общее количество часов за месяц по каждому сотруднику.

Часть 4. Детальный просмотр часов работы.

Если вы хотите посмотреть не только количество часов сотрудников, но и период времени, в который они работали, нажмите на галочку «Расширено» и просматривайте Штатное расписание с указанием точных периодов времени работы каждого сотрудника: