Учётные записи

Общая информация

Для того чтобы сотрудники клиента получили доступ к данным в HEADO, их нужно зарегистрировать в системе и создать им Учетную запись (аккаунт).

Для регистрации сотрудника вам необходимо запросить у клиента следующие данные:

1. Пользователь (как принято в компании - ФИО, название тт и т.д.).
2. Должность сотрудника и его положение в иерархии компании
3. Email (рабочий адрес электронной почты)
4. Телефон (необязательный пункт)
5. Список торговых точек, необходимых для отображения в учетной записи:

Для работы с учетными записями сотрудников в главном меню настроек аккаунта в блоке рабочая группа выберите пункт «Учетные записи сотрудников»:

В меню «Учетные записи сотрудников» есть рабочие кнопки и фильтры:

• Добавить новый - возможность зарегистрировать нового пользователя (кнопка по умолчанию всегда активна)
• Редактировать - изменить текущие настройки уже зарегистрированных пользователей
• Копировать настройки – возможность скопировать настройки с уже существующего пользователя или создать нового пользователя с теми же настройками
• Выслать приглашение – пользователю на указанную при регистрации электронную почту отправляется письмо для активации учетной записи
• Включить – включает созданную учетную запись пользователя
• Выключить - пригодится, если доступ сотрудника к системе HEADO нужно ограничить на время
• Заблокировать – используется для удаления пользователя из всех цепочек взаимодействия и блокировки ему доступа к данным
• Удалить – удаление учётной записи из системы

• Быстрый поиск по логину – для быстрого поиска конкретной учетной записи начните вводить логин или имя пользователя, и система автоматически предложит вам подходящих пользователей
• Все города – фильтр для выбора города (показать пользователей с торговыми точками в этом городе)
• Все адреса – для поиска учетных записей привязанных к конкретной торговой точке. Строка поиска поддерживает любой запрос (название торговой точки, дом, улица и т.д.) За один раз можно выбрать одну торговую точку.
• Показать статус – возможность посмотреть включенные/выключенные учетные записи
• Роль – возможность просмотра учетных записей по ролям (должностям)

ВАЖНО – если вы хотите сбросить все выбранные фильтры и вернуться к общему просмотру всех учетных записей – обновите всю страницу в браузере.

Ниже рабочих кнопок и фильтров представлен список всех зарегистрированных пользователей.

В общем списке вы видите:

• логин/имя;
• зона видимости;
• дата регистрации учетной записи;
• статус учетной записи;
• численность подразделения - количество учетных записей, находящихся в непосредственном подчиненные у сотрудника.

Нажав на ссылку «Перейти» вы сможете посмотреть всех привязанных к нему сотрудников:

Рабочие кнопки, кроме «Добавить пользователя» по умолчанию не активны.

Для активации кнопок, необходимо выбрать учетную запись.

Группы привязок

Для того чтобы в ЛК торговые точки отображались не полным списком, а в виде групп мы можем создать «Группы привязок».

Они могут быть сформированы^

• по названию городов,
• ФИО руководителей,
• регионам,
• типу торговых точек,
• и т.д. -> в зависимости от структуры клиента.

В мобильном приложении группировка отображается автоматически из настроенной иерархии подчинений.

Группы создаются перед регистрацией пользователей в системе, для того чтобы на момент регистрации учетных записей уже присутствовали заведенные «Группы привязок» и была возможность их выбрать для настройки у пользователя.

ВАЖНО! Название «Групп привязок» должно быть с точки зрения грамматики оформлено правильно

Фамилий с маленькой буквы или просто фамилии без инициалов недопустимы.

• В блоке «Рабочая группа», выберите раздел «Группа привязок»:

• Что бы создать новую группу, нажмите кнопку «Добавить»:

• В сплывающем окне, в поле «Название», введите название группы, и нажмите кнопку «Добавить». Статус по умолчанию всегда *«Включен»*.

В дальнейшем группу можно отредактировать.

Для этого выберите ее из списка, нажмите кнопку «Редактировать» и внесите нужные изменения:

Группа автоматически обновиться во всех интерфейсах.

Если группа не нужна, ее можно удалить из списка -> Выбрав нужную группу, нажмите кнопку «Удалить».

Регистрация пользователей

Проанализировав список данных от клиента, определите, как устроена структура управления внутри его компании.

Обратите внимание, что через учетные записи вы выстраиваете иерархию управления компании, настраивая тем самым интерфейсы отчетов HEADO, где отображается иерархия подчинения – «Рейтинги» и «Информация о сети».

Регистрацию ваших сотрудников необходимо начинать «СВЕРХУ → ВНИЗ», т.е. от основного руководителя, и опускаться ниже по уровням управления продажами до директоров магазинов.

В HEADO иерархия доступа к данным по продажам магазинов работает по правилу «пирамиды».

Все остальные должности в иерархию HEADO не входят и обладают ролью «Вспомогательная роль».

Примеры иерархии управления пользователей:

Список сокращений:

• ТП - топ-менеджер
• ДД - дивизиональный директор
• РД - региональный директор
• ЗД - зональный директор
• ДМ - директор магазина

ВАЖНО:

- У «пирамиды» всегда должны быть основание (директора точек) и верхушка (топ-менеджер)!
- В «пирамиде» - всегда только один Топ!
- Чем выше сотрудник в иерархии управления, тем больше у него уровень доступа к информации!
- Если клиент решил не выдавать доступ директорам, создаем фэйковых директоров (это учетные записи, которые не дают доступ реальным пользователям, но нужны для формирования структуры иерархии в HEADO – основание «пирамиды» иерархии)!
- Если есть пользователи, которые видят все данные, делаем им вспомогательную роль с подчинением к Топ-менеджеру, уровень доступа - только просмотр!

Регистрация пользователя. Создание учетной записи.

Для создания учетной записи пользователя нажмите кнопку "Добавить" в верхней панели:

В открывшемся окне появляется форма заполнения настроек из 3х вкладок.

Вкладка «Информация»

Во вкладке Информация все поля, кроме «Телефон» и настройка «В подчинении у» обязательны для заполнения:

• ФИО – введите имя, фамилию, отчество пользователя. Для директора магазина указываем название торговой точки;
• EMAIL – адрес электронной почты сотрудника должен быть реальный, чтобы сотрудник попал в цепочку рассылки писем от системы HEADO;
• ТЕЛЕФОН – введите номер телефона в формате +7(XXX)XXX-XX-XX

• ЛОГИН (EMAIL) – логин должен совпадать с email-адресом. Он всегда уникален и если пользователь с таким логином уже существует, система выдаст ошибку:

  

• ПАРОЛЬ – введите пароль или нажмите кнопку «Сгенерировать»;

• РОЛЬ - в зависимости от выбранной вами роли – будет настроен определенный тип доступа к данным и статистике в соответствии с уровнем управления:
• • ТОП-менеджер – человек, который является руководителем высшего звена и будет иметь доступ ко всем данным в HEADO по этой сети. В роли ТОП-менеджера могут быть:
• • • генеральный директор,
• • • директор по продажам,
• • • операционный директор - непосредственно тот человек, который контролирует выполнение всех планов.
• • Директор дивизиона – эта роль используется при 5 и более уровневой иерархии. Дивизионный директор идет в пирамиде подчинения после ТОП-менеджера.
• • Дивизионный управляющий -
• • Региональный директор – используется при 3х и 4х уровневой иерархии, для создания учетной записи промежуточной роли, например, куратор, региональный управляющий.
• • Зональный директор – это руководитель нескольких торговых точек. Используется в 4х уровневой иерархии.
• • Директор магазина – директор, управляющий торговой точки с уровнем доступа только к своей торговой точке.
• • Продавец – регистрируется автоматически, после попадания чека в систему
• • Вспомогательная роль, Логист, Категорийный менеджер – роли для всех сотрудников, которые не участвуют в вертикали управления продажами непосредственно – заместители, технологи, владельцы сети, любые сотрудники, которые должны иметь доступ к просмотру данных в HEADO, но они не фигурируют в рейтингах и не участвуют в «Иерархии управления»

Настройка «В подчинении у»

Это настройка иерархии управления. При помощи подчинения, вы сцепляете между собой все ступени пирамиды иерархии. Она формирует рейтинги торговых точек по зонам доступа.

Если вы настраиваете аккаунт ТОП-менеджера, то в этом пункте выбираете «Нет подчинения».

В остальных случаях – выбирайте логины руководителей, чтоб настроить цепочку подчинения.

ВАЖНО! Начинайте регистрацию пользователей с верхней ступени пирамиды иерархии от ТОП-менеджера к промежуточной ступени до директора магазина.

Таким образом, у вас всегда будет готов аккаунт пользователя, в подчинении у которого находится сотрудник, чей аккаунт вы регистрируете.

ВАЖНО! Подчинения в системе HEADO не равны вертикали управления в компании Клиента!

Подчинения для HEADO – это «лестница» пользователей, которые отвечают за управление магазинами и выполнение планов продаж в них.

Т.е. технологи, категорийные менеджеры, сотрудники офиса – не участвуют в подчинениях HEADO!

Если сотрудник не управляет магазином, группой магазинов, регионом или сетью напрямую – не выставляйте подчинения!

Вкладка «Привязка к зонам»

Вкладка Привязка к зонам – это настройка привязки точек к пользователю, к которым данный пользователь имеет доступ для просмотра статистики и всех показателей продаж в ЛК и мобильном приложении:

По умолчанию, независимо от роли пользователя в системе всегда добавлена «Вся сеть». Ее можно удалить (нажав на синий крестик) и настроить нужную зону видимости.

При выборе «Торговая точка», нажмите на зону и выберите нужный вам адрес.

Для быстрого поиска – начните вводить адрес торговой точки, и система сама найдет нужную точку, вам останется только кликнуть на нужный адрес:

При выборе «Группа торговых точек», нажмите на зону и выберите нужный вам Тег/Метатег.

Для быстрого поиска – начните вводить название тега, и система сама найдет нужную зону, вам останется только выбрать ее.

После выбора адреса вам нужно привязать его к группе, к которой он будет относиться в личном кабинете.

«Группа» настраивается для ТОП-менеджеров и Руководителей дивизиона т.к. у них чаще всего есть несколько групп точек для управления, в иных случаях, можно ничего не выбирать.

Нажмите на «Нет группы» и выберете необходимую вам группу или несколько групп:

ВАЖНО! По умолчанию всегда стоит уровень доступа «только просмотр». Для пирамиды управления мы всегда выбираем «под контролем».

Уровень доступа «только просмотр» выбирается для пользователей, которые не участвуют в иерархии управления.

Выбранная зона (торговая точка, тег или метатег) может быть подконтрольна только одной учётной записи на каждой ступени иерархии.

Если в одной ступени иерархии вы попытаетесь выставить уровень доступа «Под контролем» для одной и той же зоны в разных учетных записях, то система предупредит вас о конфликте зон управления и подскажет, в какой учетной записи объект уже выбран в качестве контролируемого:

Для быстрой правки вы можете нажать на подсказанную учетную запись - система автоматически откроет в новом окне редактирование учетной записи, в которой был обнаружен конфликт зон управления.

Если все настройки завершены, нажмите кнопку «Добавить» и данные о новом сотруднике будут сохранены.

Учетная запись сотрудника по умолчанию создается всегда выключенной, для того чтобы ее включить можно зайти в нее и поменять статус на «включен»:

Или выбрать учетную запись в списке пользователей и нажать на кнопку «Включить»:

Загрузка учетных записей через файл-загрузчик

Загрузка учетных записей через файл осуществляется пакетами (поочередно) от основного руководителя до директора магазина.

Вначале необходимо загрузить Топ-менеджера, далее грузятся списки промежуточных ролей и последними - директора магазинов.

Важно! Пользователей с ролью Дивизиональный директор, грузиться только вручную:

1 . Необходимо создать Google таблицу или Таблицу в Excel с заголовками в формате или открыть уже подловленный файл – шаблон по ссылке:

• Email – электронная почта пользователя. Должна быть рабочая, т.к. она нужна для создания (восстановления) пароля и скачивания отчетов из личного кабинета.
• Login – логин учетной записи. В качестве логина используется адрес электронной почты. Логин необходим для входа в личный кабинет и мобильное приложение.

ВАЖНО! Поля Login и Email всегда совпадают.

• Role – роль пользователя. Доступные псевдонимы для ролей:

Должности у клиента:

Роли в HEADO

Псевдонимы для загрузки в HEADO через файл-загрузчик

генеральный директор, директор по продажам, операционный директор и т.д.

Топ-менеджер

Топ-менеджер

куратор, региональный управляющий и т.д.

Региональный директор

руководитель дивизиона

супервайзеры, руководители нескольких торговых точек и т.д.

Зональный директор

Зональный директор

Директора, заведующие, управляющие торговыми точками и т.д.

Директор магазина

• Name – ФИО пользователя. Может быть полное, инициалы, только имя. Пользователей с ролью «Директор» называем по называнию магазина.
• Groups – привязка к точкам. Если привязка идет по точкам (для директоров), то указываем название точки, к которой прикрепляем данного пользователя. Если привязка идет по тегам (для средних и главных ролей), то указываем теги. При добавлении символа «@» перед названием торговой точки/тегом уровень доступа будет «под контролем», без символа «только просмотр»
• Pass – пароль. Всегда оставляем пустым.
• Phone – номер телефона в формате 7ХХХХХХХХХХ
• Manager – подчинение пользователя к другому, вышестоящему пользователю. Указывается Email (логин) пользователя.

2 . После заполнения таблицы вам необходимо открыть Notepad++ - скачайте по ссылке при необходимости 3 . Создаем новый файл:

4 . Вставляем данные из подготовленной ранее таблицы:

5 . Выделите пробел между email и login и нажмите комбинацию клавиш ctrl + h.

В строке «Заменить на» указываем символ «;» (точка с запятой)**.

После этого нажимаем «Заменить всё».

Обратите внимание, что в нижнем поле появился «итог» сколько всего произошло замен в вашем файле.

ВАЖНО! Количество замен на символ «;» должно совпадать с количеством пробелов. Эту цифру можно проверить, умножив число строк на количество символа «;» в каждой строке.

6 . Сохраняем файл в формате «.csv». Нажимаем «Сохранить как».

В открывшемся окне в строке «Имя файла» прописываем название файла и .csv (пример:new1.csv). Тип файла выбираем «All types»:

7 . В рутовом аккаунте клиента переходим в раздел «Учетные записи сотрудников»:

8 . Нажимаем на значок «Опции» в правом верхнем углу экрана:

9 . Во всплывающем окне нажмите «Обзор», выберите нужный файл из списка, нажмите «Открыть», затем «Подтвердить».

После всех вышеописанных действий обновите страницу и проверьте, что загруженные пользователи появились в списке.

Новые пользователи добавляются со статусом «Не активирован».

Для активации пользователей выберите их и нажмите кнопку «Включить».

Названия ролей

Обязательно всегда переименовываем роли в HEADO согласно названию должностей в организационной структуре клиента, чтобы пользователям было легко и быстро адаптироваться в новых интерфейсах.

В блоке «Рабочая группа», выберите раздел «Роли»:

В крайнем левом столбце отображаются наименование ролей в HEADO

Для того что бы переименовать роль, необходимо выбрать ее в списке и нажать кнопку «Редактировать»:

В сплывающем окне, в полях «Псевдоним» и «Псевдоним мн.число», введите название (формулировку) нужной роли, и нажмите кнопку «Сохранить».

Важно – вы должны указать как «Псевдоним» - название роли в единственном числе, так и «Псевдоним.мн.число» - название роли в множественном числе.

В списках названия изменятся и автоматически обновятся в рейтингах по торговым точкам:

ВАЖНО! Особое внимание нужно уделить Аптечным сетям.

Пример – в таких сетях переименовываем роль «Директора магазина» на «Заведующего аптекой», «Продавцов» в «Первостольников».

Редактирование учетных записей пользователей

Редактировать учетные записи пользователей можно двумя способами:

1 . вручную, выбирая учетную запись из списка, заходя в форму с личными данными и редактируя их. Данный способ удобен для редактирования небольшого количества пользователей

2 . при редактировании большого количества пользователей, например изменения подчинения, сброс всех паролей, используется редактирование учетной записи с помощью загрузочного файла

Редактирование учетной записи пользователя «вручную»

В рутовом аккаунте клиента переходим в раздел «Учетные записи сотрудников»:

Из списка зарегистрированных пользователей выбираем нужную учётную запись, нажимаем кнопку «Редактировать».

Открывается форма с заполненными личными данными пользователя, которые можно отредактировать:

• изменить ФИО
• номер телефона
• пароль
• роль учетной записи
• подчинение
• привязку адресов
• уровень доступа
• права доступа к KPI

Не забудьте сохранить изменения, которые внесете в учетную запись пользователя.

Редактирование учетных записей пользователей через файл-загрузчик

Для редактирования учетных записей автоматическим способом внесите данные для изменения в Google таблицу или Таблицу в Excel, которая используется для загрузки учетных записей.

Например, если вам нужно отредактировать имя уже созданных пользователей в системе вам нужно в колонке «name» указать новое имя.

Дальнейший алгоритм действий - как при загрузке учетных записей автоматическим способом (см. выше в данной инструкции).

Копирование учетных записей пользователей

Из списка зарегистрированных пользователей выбираем нужную учётную запись, нажимаем кнопку «Копировать настройки»:

Во всплывающем окне введите логин пользователя, на который нужно скопировать настройки. Нажмите кнопку «Копировать»:

Для того чтобы создать нового пользователя с настройками как у уже существующего - введите логин нового пользователя. У вас сохранится новая учетная запись с настройками созданного ранее (уже существующего) пользователя.

Ограничение доступа сотрудников к определенным KPI

Обратите внимание, после создания учетной записи у вас появляется дополнительная вкладка «Права доступа» - в ней вы можете ограничить права пользователя на просмотр в системе HEADO только определенных плановых показателей.

Для этого вам нужно выбрать необходимую учетную запись пользователя и нажать кнопку «Редактировать». В третьей вкладке «Права доступа»:

выберите нужный Принцип доступа к показателям:

• «Исключить только» - исключает выбранные вами правила KPI из мобильного приложения и ЛК данного сотрудника.
• «Включить только» - включает только выбранные вами правила:

В выпадающем списке выбирайте нужные правила. Они будут зафиксированы для настройки.

Если вы выбрали какое-то правило по ошибке - нажмите на него и выбор сбросится.

Нажмите кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу экрана.

Рейтинги. Пример настройки, принципы работы. Оргструктура.

Принцип «рейтингов» (лучшие и отстающие) и цепочка иерархии используются в системе HEADO в двух интерфейсах:

• «Информация по сети» - где используется принцип цепочки иерархии управления сотрудниками от самого верхнего до самого нижнего уровня иерархии
• «Рейтинги план / факт» и «Рейтинги по прогнозу» - где используется принцип разделения по уровням должностей и принцип деления по возрастанию или убыванию фактических/прогнозных показателей продаж.

Информация в этих разделах формируется исходя из цепочки подчинений сотрудников, которую вы выстраиваете при регистрации пользователя и, исходя из тегов или адресов, которые вы добавляете ко всем в цепочке иерархии.

СОВЕТ - Если вы обнаружили, что в «Рейтинге» или в «Информация по сети» не отображается какая-то точка - проверьте Оргструктуру!

В рутовом аккаунте клиента переходим в раздел «Оргструктура»:

Здесь отображается вся структура управления, которая настроена для данного клиента: - Топ-менеджер, - Вспомогательные роли (указаны серым цветом), - Руководители дивизиона, - Зональные директора, - Директора магазинов и магазины.

Связи между блоками – это связи подчинения.

Если вы видите какого-то сотрудника без связей, значит для него не настроено подчинение в системе HEADO.

Пользуйтесь строкой «Поиск» для быстрого поиска пользователя или торговой точки.

Блокировка/Выключение/Удаление пользователя

Так как учетные записи формируют иерархию подчинения компании, то действия с учетными записями влияют на отображение торговых точек в разделах: - «Выполнение планов» и «Информация по сети», - «Рейтинги план /факт» и « Рейтинги по прогнозу».

В случае если вы ВЫКЛЮЧИТЕ, ЗАБЛОКИРУЕТЕ или УДАЛИТЕ учетную запись, вся подконтрольная этой учетной записи зона будет НЕДОСТУПНА в иерархии подчинения.

Если вам необходимо ограничить доступ пользователя к системе:

• выберете учетную запись, нажмите на кнопку «Редактировать»:

• уберите подчинение у пользователя и выключите учетную запись:

• во вкладке «Привязка к зонам» - уберите зону видимости (торговую точку, тег) и сохраните изменения:

• в списке пользователей, выберите учетную запись и нажмите кнопку «Заблокировать».

Заблокированного пользователя, система автоматически «выкинет» из ЛК и мобильного приложения.

ВАЖНО! Кнопка «Удалить» производит необратимое удаление учетной записи из системы.

Если вы хотите удалить учетную запись из системы, убедитесь в том, что вы сняли подчинение учетной записи, и она более не участвует в цепочке иерархии компании.