Задачи

Настройка Ручных задач

Создание и настройка Дисциплины

Настройка «Задач HEADO» для клиента, который хочет использовать так называемые «Ручные задачи» состоит из двух этапов:

1 . Настройка дисциплины в рутовом аккаунте;

2 . Создание задачи и проверка работоспособности с учетной записи пользователя (сотрудника, который сможет настраивать задачи на стороне клиента).

Создание и настройка дисциплины для ручных задач в рутовом аккаунте

1 . В рутовом аккаунте клиента перейдите в «Настройки» - «Задачи и расширения» - «Дисциплины»:

2 . В открывшемся окне вы видите все дисциплины (типы задач), которые есть в данном рутовом аккаунте.

Обратите внимание, часть дисциплин может быть выключена – это стандартные типы задач, которые существуют во всех рутовых аккаунтах клиентов HEADO, но они не включены.

Нажмите кнопку «Добавить»:

3 . Введите название дисциплины. Это название типа задач, которое вы будете видеть в рутовом аккаунте, а пользователи будут видеть его в интерфейсах HEADO, в которых они будут настраивать задачи для своих подчиненных и коллег.

Объект контроля – выберите «SKU» - для контроля товаров и событий, связанных с ними:

Нажмите кнопку «Добавить».

Пример: вы настраиваете название «Тестовая дисциплина: контроль фото выкладки Товар дня» в рутовом аккаунте.

Как это будет выглядеть для пользователя, который создает задачи для своих коллег (подчиненных):

4 . Система сохранит созданную вами дисциплину. Найдите ее в списке всех дисциплин и нажмите кнопку «Редактировать» (одним кликом выберите дисциплину в списке, поднимитесь в верхнюю часть экрана, если кнопки не видны – и нажмите «Редактировать»):

5 . Вы попадаете на экран настройки этой дисциплины. Здесь вы сможете настроить типы отчетов, требования к отчетам, цепочки эскалации задач (постановщик и проверяющий).

6 . Выберите объект контроля – «Сеть»

7 . Статус – «Включен».

Обратите внимание, если в будущем вам нужно будет выключить дисциплину и скрыть возможность работать с ней у пользователей – поменяйте статус на «Выключен»:

8 . «Цепочки назначения» - это цепочка, которая позволяет сотруднику ставить задачи на других сотрудников.

Обычно – это цепочка «ЗОРТ»-«ДИРЕТОР МАГАЗИНА». Это значит, что сотрудники с ролью «ЗОРТ» смогут в своем личном кабинете ставить задачи в данной дисциплине (!!!) на сотрудников с ролью «ДИРЕКТОР МАГАЗИНА».

Чтоб создать цепочку назначения задачи – нажмите «Добавить цепочку:

9 . Вы попадаете на экран настройки цепочки назначения задачи:

• Роль Отправителя – какие сотрудники (с какой Ролью в HEADO) сможет ставить задачи по данной дисциплине на других сотрудников
• Роль Принимающего – какие сотрудники (с какой Ролью в HEADO) будут получать задачи по данной дисциплине и смогут отчитываться.

• Причина – выберите «Постановка задачи»
• Нажмите «Добавить»

10 . «Цепочка назначения задачи» будет добавлена:

Обратите внимание: добавление «Цепочки назначения» означает, что одна роль (сотрудник) сможет ставить задачи на другую роль.

Но ВСЕ пользователи, которые имеют доступ в ЛК будут видеть интерфейс управления задачами у себя в ЛК – но они не смогут добавлять (ставить) задачи, если их Роль не добавлена в «Цепочку назначения».

11 . Теперь нужно добавить\настроить «цепочку отчетов по задаче».

Нажмите «Добавить цепочку»:

12 . В «Цепочке отчета по задаче» вам нужно настроить:

• Роль отправителя – тот, кто отчитывается по задаче (примечание – совпадает с «роль получателя» из «цепочка назначения задачи)
• Роль принимающего – ВАЖНО – в текущей настройке функционала, вам нужно выбрать ту же роль, которая выбрана в Роль отправителя (этот пункт будет в будущем доработан.

Пример – Если по задаче отчитывается директор магазина – то и в роли отправителя, и в роли принимающего должен быть выбран директор магазина)

• Причина – это выбор «причины отчета» по задачам, которые будут доступны пользователю для выбора для формирования отчета в мобильном приложении HEADO.

Задачи – например:

- Нет на складе,
- Выполнено,
- Товар выложен и т.д.

• Для сохранения цепочки отчета – нажмите «Добавить»

• Для каждой причины (варианта отчета для пользователя) – вам нужно настроить отдельную «Цепочку отчета».

Пример – если вам нужно, чтоб пользователь мог отчитаться по задаче «Нет на складе», «Выполнено» и «Требует уточнения» - вам нужно настроить три цепочки, и выбрать соответствующую причину для каждого варианта:

Нажмите «Сохранить» - чтоб сохранить дисциплину.

13 . Для того, чтоб настроить требования к отчету – фотография, комментарий и т.д. – нажмите на значок «ручка» (редактирование) справа от нужной причины.

Например – в отчете с причиной «Выполнено» обязательно нужно приложить фото и написать комментарий:

• В открывшемся окне перейдите во вкладку «Настройка набора полей»:

• По умолчанию вы увидите два типа полей, которые настроены для данной причины. Вы можете их отредактировать – нажмите на значок «ручка» (редактирование) справа или на значок «крестик» (удаление), если вам нужно удалить поле:

• После того, как вы нажмете на «ручку» для редактирования – поля для настройки отчета станут редактируемыми:
  • вы можете поменять название поля,
  • вы можете выбрать тип,
  • вы можете написать текст в поле «Набор данных» - то, что увидит пользователь при отчете,
  • вы также можете выбрать является ли данное действие обязательным для отчета – т.е. должен ли пользователь приложить фото, должен ли пользователь написать текстовый или числовой комментарий:

После добавления («Добавить поле»), редактирования (иконка «ручка») и настройки всех нужобных полей – нажмите «Сохранить».

14 . Вы попадете на экран настройки дисциплины – нажмите сохранить и все ваши действия будут сохранены.

Настройка контроля задач

(информацию и картинки тут прям нужно актуализировать)!!!!!!!!!!

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ:

Обратите внимание, что постановка, доставка и контроль задач осуществляются на сотрудника, которого вы выберете, как ответственное лицо.

Вы должны убедиться, что у вас нет учетных записей с такими же настройками. Если есть - они должны быть ЗАБЛОКИРОВАНЫ или переведены на другую роль (пример - вспомогательная).

Пример - если вы настраиваете контроль задач на “Директора магазина” - убедитесь, что у каждой точки только ОДИН директор магазина.

Если есть учетные записи с такой же ролью и доступом - смените роль или ЗАБЛОКИРУЙТЕ их.

НАСТРОЙКИ КОНТРОЛЯ ЗАДАЧ

1 . Для настройки работы сервиса контроля выполнения задач необходимо перейти в “Настройки” >> “Электронный директор”

2 . В открывшемся меню выберите “Добавить правило”

3 . Выберите категорию для настройки задач:

• Открытие магазина - контроль открытия точки.

Работает только при особом типе интеграции.

Обратитесь в Техническую поддержку HEADO для уточнения деталей.

• Критические продажи - контроль продаж ТОП-товаров.
• Выполнение планов - контроль выполнения планов по KPI
• Закрытие магазина - контроль закрытия точки.

Работает только при особом типе интеграции.

Обратитесь в Техническую поддержку HEADO для уточнения деталей.

4 . Выберите зону для настройки работы “Задачи”:

• Все сети - задача будет работать на всех торговых точках и всех “сетях”, которые настроены в этом рутовом аккаунте
• Сеть - задача будет работать только на определенной сети
• Торговая точка - задача будет работать только на одной торговой точке

5 . Выберите роль сотрудников (уровень), на который будет ставиться задача:

• Руководитель дивизиона - задача будет ставится на РД
• Директор магазина - задача будет ставиться на ДМ
• Зональный директор - задача будет ставиться на ЗОРТ
• ТОП-менеджер - задача будет ставиться на ТОП-менеджера

6 . Настройте “Расписание” работы задачи - т.е. дни, когда задача будет ставиться и время постановки задачи (“от” и “до”)

6 .1 Правила настройки:

• Схема настройки – иерархическая. Т.е. в настройке вы “опускаетесь” с верхнего уровня на уровни ниже.

Каждый уровень - отдельная строка. Начало следующей строки - с пробела.

ПРИМЕР:

• настроить контроль задачи на каждый день, ставим в 10.00,
• финальная проверка в 18.00:

  День

  10:00-18:00

  Первое, определите период постановки задачи:

  • День,
  • Неделя,
  • Месяц,
  • Год.

  По умолчанию это означает «Каждый период» (К примеру «День» = Каждый день).

  В скобках около уровней можно описывать специфичные уточнения:

  • День: Конкретная дата (Y-m-d),
  • День недели (Понедельник-Воскресенье),
  • День месяца(1-31), Чётный/Нечётный, Каждый N-ый день (/N)
  • Неделя: Номер недели года, Чётная/Нечётная, Каждая N-ная неделя (/N)
  • Месяц: Название месяца, Номер месяца, Чётный/Нечётный, Каждый N-ный (/N)
  • Год: Числовое значение, Чётный/Нечётный, Каждый N-ный (/N)

ПРИМЕР - настроить контроль задачи на месяцы Март, Апрель, Май, только на 15 число месяца, ставим задачу в 10.00, финальная проверка в 18.00

Месяц(Март,Апрель,Май)

День(15)

10:00-18:00

Каждый день по жёсткому времени: День

10:00-19:00 14:00-16:00 16:00-18:00

Каждую чётную неделю в Среду, Четверг и Пятницу по жёсткому времени и каждую нечётную неделю В Понедельник, Вторник по жёсткому времени:

Неделя(Чётная) День(Среда,Четверг,Пятница) 12:00-14:00 14:00-16:00

Неделя(Нечётная) День(Понедельник,Вторник) 10:00-12:00 12:00-14:00

Каждый день от Открытия до Закрытия:

День Открытие-Закрытие

Каждый день от Открытия -45 минут до Открытия +15 минут:

День Открытие(-00:45)-Открытие(+00:15)

По определенным датам с начала периода, до конца:

День(2018-09-01,2018-09-15) Начало-Конец

По конкретным дням месяца от Открытия до Закрытия:

День(5,10,15) Открытие-Закрытие

По конкретным месяцам года в чётную их неделю, с понедельника по пятницу

Месяц(6,Август,8) Неделя(Чётная) День(Понедельник, Пятница) Начало-Конец

7 . Настройка точек промежуточной проверки задач:

Период промежуточной проверки – опциональный блок, заполняемый в случае, если требуется дополнительное оповещение о состоянии дел по задаче.

HEADO будет оповещать Исполнителя в случае, если по Задаче намечаются проблемы в этих контрольных точках.

Периоды описываются через запятую с помощью трёх основных вариантов:

7 .1 Точное время

В этом случае просто пишется формат времени ЧЧ:ММ

Например: 12:30, 16:00 – очевидно, означает проверку в обозначенное время (если таковое вообще есть в периоде постановки задачи)

7 .2 Относительное смещение

Описывается временными форматами (ЧЧ:ММ) со знаком.

Например: +01:30,+05:00 – это означает, что проверки будут проведены через 1 час 30 минут от начала постановки задачи и через 5 часов соответственно. Так же, можно писать -01:30 – в этом случае будет отсчёт будет от конца периода постановки задачи.

Настройка контроля “Критических продаж”

для определенных категорий товаров из списка ТОП**

Если вы выбрали “Критические продажи” - откроется дополнительное поле “Категория” -> используйте это поле для включения или исключения определенных категорий товаров из контроля задач по ТОП-товарам.

Пример: если в списке топ-товаров есть определенные позиции из конкретной категории, которые нужно контролировать по особому расписанию - например, Алкогольные товары из списка ТОП-50 вы должны контролировать не с утра, а с обеда (ограничение в магазине), для этого:

• Создать общее правило для контроля всех товарных ТОП-позиций. В поле Доп.фильтрация сделать исключение “особых” категорий через восклицательные знаки: !Алкоголь
• Создать отдельное правило на контроль критических продаж особых категорий, ввести расписание контроля данных категорий. В поле Доп.фильтрация перечислить категории: Алкоголь

(прим, если категорий несколько то перечисление через &&. *Пример: Алкоголь&&Рыба&&Торты)

Загрузка списка ТОП-товаров на контроль через "Критические продажи"

Для того, чтоб HEADO контролировал продажи ТОП-товаров, необходимо загрузить список товаров на контроль в систему.

1 . Загрузка списка топ товаров происходит в "Настройки" >> "Товары"

2 . В открывшемся меню вам необходимо воспользоваться кнопкой "Загрузка" в правом верхнем углу и выбрать "Загрузить из .csv"

3 . Для загрузки списка ТОП-товаров также необходимо подготовить файл:

• Файл с товарами загружается в .csv формате. Используйте Excel для подготовки файла.
• Файл содержит 4 колонки. Порядок колонок – строгий, не подлежит перемене очередности.

• Первая колонка "name" – наименование товара в чеке. Предоставляется самим клиентом или можно взять из прайса в рутовом аккаунте. По запросу клиента можно добавить артикул или название акции в наименование товара, предварительно согласовав с клиентом.
• Вторая колонка "price" – цена товара. Всегда ставим 0.00, даже если данный товар уже есть в прайсе с присвоенной ценой. ● Третья колонка "category" – категория товара. Всегда ставим monitor/critical

Опечатки, лишние пробелы и т.п. в данном наименовании приведут к тому, что не будут работать сигналы по отслеживанию продаж товаров. Придется перезагружать список повторно, внеся корректировки.

• Четвертая колонка **"extId" – артикул товара. Всегда предоставляется клиентом.

Если артикул загружен неправильно, это приводит к тому, что в прайсе появляется новая позиция с таким же наименованием, но другим артикулом.

Данная позиция не будет отслеживаться системой на предмет продаж, система будет слать ложные сигналы.

• Колонка name - выделите всю колонку (заполненные ячейки), вставьте в последнюю строку формулу: *=символ(34)&A1&символ(34)** -> Это нужно чтоб "экранировать" названия товаров от изменений.

• Выделите всю таблицу (ctrl + A), копируйте таблицу.

• Далее, убедитесь, что у вас есть программа Notepad++ (скачайте по ссылке при необходимости)
• Откройте ваш Notepad++ и вставьте таблицу
• Выделите пробел между name и price и нажмите комбинацию клавишь ctrl + h. В строке Заменить пропишите знак ";" (точка с запятой)
• Сохраните файл в формате .csv

Настройка автоматического расчета списка Топ-товаров системой HEADO.

Для включения сервиса “Генерация критических товаров” вам необходимо зайти в раздел «Настройки» - «Торговые точки» , выбрать необходимую Торговую Точку и нажать «Редактирование».

Есть 3 вида настройки:

1 . Внешняя маркировка справочника товаров 2 . Автоматическая генерация 3 . Совмещенная генерация

Внешняя маркировка справочника товаров – маркировка товаров меткой monitor/critical происходит автоматическим способом с помощью внешней интеграции.

Автоматическая генерация – система автоматически рассчитывает список ТОПтоваров для конкретной точки.

Совмещенная генерация - автоматический расчет списка ТОП-товаров для конкретной точки + загрузка списка товаров через внешнюю интеграцию.

После внесения изменений в настройки необходимо направить запрос на пересчет вашему аккаунт-менеджеру.

Сервис контроля Открытия/закрытия точки.

Необходимым условием запуска сервиса контроля Открытия/закрытия точки является наличие актуального расписания работы точек клиента.

Добавление расписания работы точек в систему HEADO может быть заведено 2 способами:

• вручную аккаунтером HEADO
• через интеграцию с учетной системой партнера (Обратитесь в тех.службу HEADO для уточнения деталей).

Для заведения расписания работы точек через рутовый аккаунт партнера необходимо:

1 . Зайти в раздел Настройки >> Торговые точки. 2 . Выбрать Торговую точку и нажать «Редактировать».

3 . На открывшейся странице нажимаем «Расписание работы».

(!!!!! ТУТ НАДО ПРОВЕРИТЬ ТЕКСТ - СМЫСЛ ТУТ Я ПРЯМ НЕ ПОНЯЛА) ->

**Вам необходимо выделить синие ячейки режим работы точки(это я пытаась немного отредактировать).

Это можно сделать левой кнопкой мыши.

4 . Далее красными кругами необходимо отметить начало работы точки -

Это можно сделать кликнув на нужную ячейку правой кнопкой мыши.

5 . Сохраняем результат.

6 . Для настройки работы сервиса контроля выполнения задач, необходимо перейти в «Настройки»* >> «Электронный директор».

7 . В открывшемся меню выберите "Добавить правило".

8 . Выберите категорию для настройки задач – Открытие магазина.

9 . Настройте "расписание" работы задачи - т.е. дни, когда задача будет ставиться, время постановки задачи и время проверки выполнения задачи.

9 .1 Правила настройки:*

• Также как и с сервисом ТОП-товаров система настройки – иерархическая.

Т.е. в настройке вы “опускаетесь” с верхнего уровня на уровни ниже.

• Каждый уровень - отдельная строка.

• Начало следующей строки - с пробела.

• Первая строка описывает период постановки задачи: День, Неделя, Месяц, Год.

По умолчанию это означает «Каждый период» (К примеру «День» = Каждый день).

В скобках около уровней можно описывать специфичные уточнения:

• • День: Конкретная дата (Y-m-d),
• • День недели (Понедельник-Воскресенье),
• • День месяца(1-31), Чётный/Нечётный, Каждый N-ый день (/N)
• • Неделя: Номер недели года, Чётная/Нечётная, Каждая N-ная неделя (/N)
• • Месяц: Название месяца, Номер месяца, Чётный/Нечётный, Каждый N-ный (/N)
• • Год: Числовое значение, Чётный/Нечётный, Каждый N-ный (/N)

• Во второй строке вы должны описать время постановки задачи и время проверки исполнения задачи.

Периоды описываются через запятую с помощью двух основных вариантов:

9 .2 Точное время*

В этом случае просто пишется формат времени ЧЧ:ММ

Например: Открытие(09:00)– означает постановку задачи или проверку в обозначенное время.

9 .3 Относительное смещение*

Описывается временными форматами (ЧЧ:ММ) со знаком.

Например:

• - 00:30 – это означает, что оповещения или проверка будут проведены за 30 минут до постановки задачи или момента проверки задачи.
• + 00:30 – плюс 30 минут после предполагаемого открытия точки.

(ЗДЕСЬ ТОЖЕ НЕПОНЯТНЫЙ МОМЕНТ!!!) Пример - настроить оповещения о контроле открытия точки ежедневно за 15 минут до открытия с проверкой исполнения задачи через 5 минут после предполагаемого открытия точки.

Данное описание подходит для сетей с большим кол-вом точек с разным расписанием работы точек.

9 .4 Сохраняем настройки.*

Настройка сервиса "Регламенты и документы"

Для настройки работы сервиса контроля выполнения задач, необходимо перейти в «Настройки» >> «Электронный директор»

• В открывшемся меню выберите "Добавить правило".

• Выберите категорию для настройки задач – “Регламенты и документы”.

• Название документа к прочтению - Название документа, которое будет отображаться в разделе "Задачи".
• URL документа к прочтению - вставьте ссылку на документ или ресурс где находится документ или сайт, с которым необходимо ознакомиться сотрудникам.
• Зона - выберите необходимую зону.
• Роль
• Руководитель дивизиона - задача будет ставится на РД (будет доступна для просмотра в мобильном приложении ТОП Менеджера.)
• Директор магазина - задача будет ставиться на ДМ (будет доступна для просмотра в мобильном приложении ЗОРТа)
• Зональный директор - задача будет ставиться на ЗОРТ (будет доступна для просмотра в мобильном приложении ТОП Менеджера)
• ТОП-менеджер - задача будет ставиться на ТОП-менеджера
• Вспомогательная Роль - задача будет ставиться на все учетные записи со Вспомогательной Ролью.

При постановке задачи !!!!(ТУТ НЕДОСКАЗАННОСТЬ В САМОМ ДОКУМЕНТЕ)

To be continued...